Déclaration des participants
La déclaration des participants constitue une étape obligatoire pour obtenir l’accès au site de SOLEIL et recevoir un badge nominatif.
Ce badge vous donnera accès au Synchrotron, aux éventuels laboratoires supports qui ont été demandés, ainsi qu’aux services du restaurant d’entreprise de SOLEIL.
Cette démarche s’effectue sur le Portail Utilisateur de SOLEIL (SUN set)
⚠️ INFORMATION IMPORTANTE AU SUJET DE LA DECLARATION DE PARTICIPANTS
• Le Main Proposer (MP) ou BAG Coordinateur doit valider les besoins avec chaque participant avant la soumission de la déclaration (dates de séjour, prise en charge, dates hébergement).
• Les dates des participants peuvent différer de celles du projet (dans la période de l’expérience + 1 jour si besoin), mais doivent être précisées dans la déclaration et correspondre à leur présence réelle à SOLEIL.
• Le badge remis à l'entrée de SOLEIL est programmé en fonction des dates déclarées et des prises en charge.
! Informations collectées et vérifiées => Soumission de la déclaration de participants
Après la soumission d’une déclaration de participants, si vous souhaitez demander une modification, elle doit être envoyée par le MP ou BAG Coordinateur en une seule fois au User Office avec l’ensemble des changements (changement de dates de séjour impliquant la reprogrammation des badges et des chambres, ajout de participants, annulation ou réorganisation de voyages etc…).
Le User Office évalue les demandes de modification au cas par cas.
Toute modification génère une charge de travail importante et augmente le risque d’erreurs.
⚠️ INFORMATION IMPORTANTE AU SUJET DU MAIN PROPOSER OU BAG COORDINATEUR
Le Main Proposer ou BAG Coordinateur est l’unique interlocuteur de SOLEIL pour toutes les questions administratives liées au projet standard. À ce titre, il lui revient de centraliser, collecter et transmettre l’ensemble des informations définitives entre les membres du projet et les différents services de SOLEIL (Bureau des Utilisateurs, Bureau des Missions, Responsable de ligne, Responsable Sécurité, etc.).
Merci par avance pour votre collaboration.
Guide et délais de soumission
Tout utilisateur désirant venir à SOLEIL dans le cadre d'une expérience doit être déclaré dans le SUN set par le Main proposer ou BAG Coordinateur en tant que participant avant chaque session d’expérience.
Les participants peuvent être différents des co-proposants du projet.
| Type de projet | Délais de soumission avant le début de la session d’expérience |
| Projet standard | au plus tard 3 semaines |
| Projet BAG | au plus tard 2 semaines |
| Projet Rolling | au plus tard 2 semaines |
Les listes de participants sont validées par le User Office environ un mois à trois semaines avant l’arrivée des utilisateurs.
PARTICIPANTS DECLARATION - DEADLINES AND SUBMISSION GUIDELINES
Dates de venue
Les dates pour chaque participant ne sont pas affichées par défaut dans la déclaration des participants.
Le Main Proposer ou BAG Coordinateur doit s’assurer de remplir les dates correspondantes aux dates exactes de présence sur site pour chaque participant, y compris un jour avant si nécessaire.
Pour rappel : le Main Proposer ou BAG Coordinateur doit consulter chaque participant, en amont de la soumission de la déclaration des participants, afin de confirmer les dates réelles de présence.
Toute modification peut être source d'erreur et des demandes de modifications trop tardives peuvent ne pas être prises en compte.
Hébergement
C'est lors de cette déclaration que le Main Proposer doit renseigner si certains des participants (pris en charge SOLEIL ou non) nécessitent une chambre à la maison d'hébergement et pour combien de nuitées.
S’il y a besoin d’une chambre pour les personnes à mobilité réduite, le Main Proposer doit l'indiquer dans le champ ‘commentaire’.
Financements utilisateurs
➤ Consultez la page ‘Financements utilisateurs’ pour lire les détails (financements utilisateurs d’instituts français et européens).
Prise en charge projet Standard | Prise en charge projet Block Allocation Group (BAG) | Prise en charge projet Rolling |
3 participants maximum par projet Participants d’institut d’Ile de France : Participants d’institut français situés hors Ile de France : Hébergement à la maison d’hébergement et repas au restaurant d’entreprise de SOLEIL pour toutes les sessions. Soutien financier pour la préparation : 7 jours/hommes maximum, si nécessaire. | 3 prises en charge maximum par session/participant et/ou dry shipper Participants d’institut français situés hors Ile de France : Soutien financier pour la préparation : 7 jours/hommes maximum, si nécessaire. | 3 prises en charge maximum par session/participant et/ou dry shipper Participants d’institut français situés hors Ile de France : Soutien financier pour la préparation : 7 jours/hommes maximum, si nécessaire. |
Si la date limite de soumission des listes de participants n’est pas respectée, le Bureau des missions peut ne pas être en mesure d’organiser le voyage. Vous devrez alors organiser votre déplacement vous-même et en demander le remboursement.
Une prise en charge par un programme d'Accès TransNational (TNA) est possible pour les utilisateurs provenant d'instituts européens : jusqu'à 2 participants maximum par projet et en fonction du programme existant.
Retrouvez les conditions pour chacun des programmes européens en cours...
Demande de VISA
Les membres non ressortissants de l’Union Européenne doivent vérifier s'ils doivent s'acquitter de formalités pour obtenir un visa.
Nous vous recommandons d’effectuer vos démarches pour le visa suffisamment à l’avance.
Nous vous conseillons de vous référer aux formalités en vigueur demandées par l'Ambassade de France de votre pays.