Financements utilisateurs

• Prise en charge SOLEIL

• Les programmes de financement européens (TNA)

Prise en charge SOLEIL

Rappel : la prise en charge des participants est déclarée par le Main Proposer lors de la déclaration des participants dans le SUN set.

➤ Plus d’information sur la page web déclaration de participants

SOLEIL ne rembourse pas les utilisateurs issus de laboratoires industriels ou d’instituts étrangers.

Retrouvez toutes les informations concernant les règles et les procédures de remboursement ci-dessous.

Organisation mission

Les utilisateurs subventionnés sont contactés par email par le Bureau des Missions pour l'organisation de leur voyage, après validation par le Bureau des Utilisateurs, de la déclaration des participants.

Le Bureau des Missions se charge de réserver les transports sur la base des informations transmises par l’utilisateur, dans la déclaration des participants.

Toute modification de trajet ou d'horaire, susceptible d'entrainer une augmentation du coût du billet reste à la charge de l'utilisateur.

Le séjour peut être pris en charge maximum un jour avant et un jour après les dates planifiées pour l'expérience, afin de permettre la préparation et la désinstallation du matériel et uniquement si les dates sont déclarées par le Main proposer dans la liste des participants pour chaque participant.

Rappel : les participants subventionnés seront contactés par le Bureau des missions. Aucune démarche n’est requise de leurs parts avant ce contact.

Si la date limite de soumission des déclarations de participants n’est pas respectée, le Bureau des missions peut ne pas être en mesure d’organiser le voyage. Vous devrez alors organiser votre déplacement vous-même et en demander le remboursement.

Les utilisateurs non subventionnés pour leur transport sont invités à organiser eux-mêmes leur voyage et séjour.

Réservation hébergement

Les utilisateurs subventionnés sont prioritaires à la maison d’hébergement et reçoivent une confirmation de réservation « booking » après la validation de la déclaration des participants.

Les utilisateurs non subventionnés recevront une pré-réservation « pre-booking » et sont informés de la disponibilité d’une chambre par la maison d’hébergement, au plus tôt, 7 jours avant la date de leur arrivée. 

En cas de non-présentation (no-show), l’utilisateur recevra un message lui indiquant que la 1ère nuit sera facturée et les nuits suivantes annulées (sauf réponse contraire de l’utilisateur avant 16h le 2ème jour). 

Les arrivées se font à partir de 15h00 et le jour du départ, les chambres doivent être libérées avant 12h00.

Saturation de la maison d’hébergement

En cas de saturation de la maison d’hébergement, les utilisateurs subventionnés déclarés par le Main Proposer seront relogés, par le Bureau des Missions, dans un hôtel proche de SOLEIL.

Les utilisateurs non subventionnés seront informés par la maison d’hébergement et dirigés vers des hôtels à proximités. 

➤ Plus d’informations au sujet de la maison d’hébergement

Restauration au Restaurant d’entreprise de SOLEIL

Les utilisateurs subventionnés ne payent pas les repas pris au restaurant d’entreprise.

Les utilisateurs non subventionnés devront régler eux-mêmes leur repas pris à la cantine, soit par carte de crédit ou en espèce directement en caisse.

➤ Plus d’informations au sujet du restaurant de SOLEIL 

Remboursement transport

Règles pour les utilisateurs subventionnés

Le remboursement des frais de transport des utilisateurs subventionnés se fait sur la base d'un seul aller-retour depuis leurs domiciles. L’utilisateur doit choisir le moyen de transport le plus économique.

Dans le cas où un utilisateur subventionné avance les frais :

• TRAIN

Remboursement sur la base d’un tarif restrictif en 2^nde classe et à réserver le plus tôt possible.

• AVION

Selon les destinations, le transport aérien est accepté uniquement s’il est plus économique que le train.
Remboursement sur la base d’un tarif restrictif en classe économique. 

• TAXI

Le taxi est remboursé dans les cas suivants : 

1. Si les horaires ne permettent pas l’utilisation des transports publics (TRAM, RER, métro, bus, …).
2. Taxi partagé entre 2 utilisateurs subventionnés minimum, si plus économique que les transports publics.
3. En cas de transport de matériel.
4. En cas de situation exceptionnelle à valider avec le bureau des missions. 
    

• VEHICULE

Véhicule personnel et de laboratoire

À titre exceptionnel, l’utilisateur peut demander l’utilisation de son véhicule personnel ou celui du laboratoire pour le covoiturage et/ou le transport d’échantillons ou de matériel, le remboursement du covoiturage étant accordé uniquement s’il concerne au moins 2 utilisateurs subventionnés d’un même laboratoire voyageant ensemble.

Il doit faire l'objet d'une validation par le Bureau des missions.

Véhicule de location

Les frais de ces véhicules ne sont pas pris en charge, sauf cas très exceptionnel, notamment pour le transport de matériel lourd ou encombrant.

Les demandes particulières ci-dessus doivent faire l’objet d’une demande préalable (avec devis) par e-mail auprès du Bureau des utilisateurs (useroffice@synchrotron-soleil.fr).

Remboursement des frais véhicules

IMPORTANT

En l’absence d’accord préalable pour l’utilisation d’un véhicule, ou si le moyen de transport et/ou le tarif utilisé ne respecte pas les règles de remboursement de SOLEIL, le remboursement sera effectué sur la base d’un aller-retour le plus économique.

➤ Prise en charge SOLEIL 

Procédures de remboursement

Tous les frais sont, dans la mesure du possible, directement pris en charge par SOLEIL par l’intermédiaire du bureau des missions (missions@synchrotron-soleil.fr) 

Les frais avancés par l’utilisateur sont remboursés sur envoi de documents dématérialisés, numérisés individuellement.

Les frais de séjour couverts par SOLEIL sont les nuitées passées à la maison d’hébergement ainsi que les repas pris au restaurant de SOLEIL.
Toutefois, si le temps de trajet le justifie, des repas supplémentaires peuvent être pris en charge sur justificatif.

A son retour de mission, l’utilisateur doit : 

• Générer et compléter le formulaire de note de frais: ICI 

• L’envoyer au Bureau des Missions, accompagné d’un RIB et des justificatifs numérisés

IMPORTANT

L’absence de justificatif ne permettra pas de rembourser le voyageur des frais qu’il a engagé. Les frais occasionnés par un prolongement du séjour pour convenance personnelle ne sont pas remboursés.