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Préparer son expérience (administratif)

Questions pratiques de séjour

Assistance financière

Documents à fournir et formalités à effectuer

 

En 2019, environ 40% des listes de participants ont dû être modifiées manuellement après la déclaration initiale.

Les modifications de listes entrainenent : des changements de réservations de chambre, des reprogrammation des badges d'accès sur le site, l'annulation ou la réorganisation des voyages, etc...

Nous comprenons que des changements puissent être inévitables, mais cela représente, pour les services impliqués, une charge de travail de plus en plus importante et un risque non négligeable d'erreur, compte tenu de l'augmentation croissante des demandes de changements dans les listes de participants.

Par conséquence, une seule "réouverture" de liste des participants sera à présent tolérée.

C'est pourquoi, nous invitons le responsable du projet (main proposer ou BAG coordinateur) à contacter tous les participants et vérifier avec eux les informations à renseigner (date d'arrivée / départ, maison d'hébergement, aide financière, etc...) avant la soumission de la liste.

Merci par avance pour votre collaboration.

 

Pour récapituler, voici les démarches à effectuer lorsque votre projet a été accepté et planifié au plus tard 3 semaines avant votre arrivée pour un projet STD et BAG non MX/BioSAXS et 2 semaines avant votre arrivée pour un projet BAG MX/BioSAXS :

1. Sélectionner en ligne dans le SUN set chaque échantillon, famille d’échantillon ou équipements auxiliaires que vous souhaitez amener à SOLEIL parmi la liste des échantillons déclarer dans votre projet (cf. Déclaration d'échantillons et de substances et Consignes de sécurité)  / Main Proposer

2. Déclarer tous les participants qui viendront à SOLEIL pour le projet, en précisant bien les dates d’arrivée et de départ de tous les participants en ligne dans le SUN set / Main Proposer

3. Si nécessaire, demander l’accès au(x) laboratoire(s) de SOLEIL en ligne dans le SUN set, au moyen de la fonction "Support Laboratory Access"  (cf. Demande d'accès aux services du ou des laboratoire(s) support(s)) / Main Proposer

4. Organiser votre mission : hébergement, restauration, financement, VISA / Tous les participants

5. Effectuer la formation sécurité en ligne (cf. Formation sécurité) / Tous les participants

6. Pour les lignes de lumière PROXIMA-1 et PROXIMA-2A vous avez la possibilité de réaliser l’expérience à distance, retrouvez toutes les informations sur cet accès spécifique / Main Proposer

7. Lire la PDF icon User Charter (28.15 Ko) / Tous les participants

8. Renseigner et signer la déclaration sur l'honneur remise à votre arrivée par l'Accueil de SOLEIL / Tous les participants

9. Lire le Règlement intérieur / Tous les participants

Il est rappelé que :

- Sauf circonstances exceptionnelles ou accord spécifique du Directeur Général, les personnels mineurs de moins de 16 ans ne peuvent accéder au site (y compris à la maison d'hébergement), hormis le pavillon d'accueil.

En cas de manquement grave aux exigences du règlement intérieur, notamment en matière de sécurité, le personnel utilisateur du synchrotron peut faire l'objet d'une interdiction d'accès à l'Etablissement, sans préjudice des sanctions applicables au sein de l'entreprise ou de l'organisme dont il dépend (cf. Article 18 "personnels non salariés de la société" - Alinea 3).

 

Pour toute demande d’information complémentaire, à l'adresse électronique suivante : Bureau des Utilisateurs de SOLEIL.

 

 

Contacter le Bureau des Utilisateurs de SOLEIL

useroffice@synchrotron-soleil.fr 

L’équipe du bureau des utilisateurs de SOLEIL est à votre disposition pour vous aider et vous recevoir : 

Horaires d’ouverture : 
Du lundi au vendredi : 8:30 - 17:30
Bureau A1.0.06, Bâtiment Central

Notre adresse postale : 
Bureau des Utilisateurs de SOLEIL 
Division Expériences 
L’orme des Merisiers 
St Aubin - BP 48 
91192 Gif-sur-Yvette Cedex 
FRANCE 

Sylvie PAVAN 
Gestionnaire
33 1 69 35 96 51 
 
France ROUET
Gestionnaire
33 1 69 35 96 90 
 
Frédérique FRAISSARD 
Responsable 
33 1 69 35 96 52