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Assistance financière

Par SOLEIL

    Par l'Union Européenne

    Par SOLEIL

     

    ​​​​​​3 utilisateurs maximum effectuant une expérience, pour laquelle du temps de faisceau a été alloué dans le cadre des Comités de Programmes, et qui appartiennent à un organisme de recherche français (sans distinction de régions), bénéficient d’une subvention pour la maison d’hébergement et les repas pris à la cantine.

    La subvention pour le transport ne s’applique qu’aux utilisateurs dont l'institut ou laboratoire est situé hors Ile de France.

    Les utilisateurs subventionnés prioritaires à la maison d’hébergement sont :

    - ceux appartenant à un laboratoire hors Ile de France

    - ainsi qu’au moins un utilisateur subventionné appartenant à un laboratoire de la région Ile de France.


    En cas de saturation de la maison d’hébergement les utilisateurs subventionnés et déclarés prioritaires par le Main Proposer selon la règle mentionnée ci-dessus seront relogés, par le bureau des missions, dans un hôtel proche de SOLEIL.

    Les visites à SOLEIL sont remboursées, un jour avant la période allouée pour l'expérience, afin de permettre la préparation d'expérience et/ou la mise en place d'échantillon.


    SOLEIL ne rembourse pas les utilisateurs issus de laboratoires industriels ou d’instituts étrangers.

     

    Par l'Union Européenne

     

     

     

     

     

     

     

    http://www.iperionhs.eu/

     

    Start date: 01/04/2020 | End date: 31/08/2023

    IPERION HS Coordination Office (CNR, Italy) | Email: co@iperionhs.eu

     

    Heritage science is an umbrella term used to encompass the multidisciplinary research domain stemming from conservation science, archaeological science and building science, for which the EU Research Infrastructure E-RIHS (an ESFRI project) is being created.

    Promoting heritage science is the goal of the EU-funded IPERION HS project (Grant agreement ID: 871034). The project has established an Integrating Activity for a distributed pan-European research infrastructure, opening key national research facilities of recognised excellence in heritage science. The project is described as a further step towards a unified scientific approach to the most advanced European instruments for the analysis, interpretation, preservation, documentation and management of heritage objects.

    IPERION HS consists of partners from 23 countries clustered around their national nodes. IPERION HS includes the Member States, Associated countries and extra-European countries (US, Mexico and Brasil). ICCROM is a special observer inside the consortium.

    IPERION HS offers Transnational Access (TNA) to a wide range of high-level scientific instruments, methodologies, data and tools for advancing knowledge and innovation in the field of Heritage Science. Single or multi-technique proposals are to be addressed to one of the three advanced transnational platforms ARCHLAB, FIXLAB and MOLAB.

    SOLEIL mainly contributes with FIXLAB.fr-5 and FIXLAB.fr-3.

     

    FIXLAB

    FIXLAB offers the use of a large range of techniques: 23 research infrastructures; 12 countries, 130 different techniques; including large facilities.

    4 main categories of platforms: A. Large scientific instruments (neutrons, synchrotron) B. Specialized for cultural heritage C. Archeology and paleontology D. Restoration and preventive conservation

    François MIRAMBET (WP3 leader) | Email address: francois.mirambet@culture.gouv.fr

    Claire PACHECO (CNRS FR NEW AGLAE Welcome Desk contact) | E-mail : claire.pacheco@culture.gouv.fr

     

    HOW TO ACCESS?

    Groups in which the project leader and the majority of the group members work in an institution established in an EU member state, in an associated state or in a developing country other than the country in which the infrastructure giving access is located are eligible for IPERION-HS Fixlab Transnational Access (https://aglae.sciencescall.org/ )

    There is no charge for beam time, but in return users must:

    • provide insurance for the artworks over the duration of the measurements;
    • manage the logistics of bringing the artworks to the measurement site.

    IPERION-HS calls for proposals are managed jointly for all platforms offering transnational access. Thus, the application for access must be made on the IPERION-HS website: 

    http://www.iperionhs.eu/iperion-hsaccess/

    Proposals must be submitted online through the application form, at any time, with two evaluation cut-off deadlines a year.

     

     

    Before submitting a proposal, the users are strongly encouraged to contact the User Helpdesk (userhelpdesk@iperionhs.eu) to discuss both the administrative and scientific issues on how to prepare it.

    To submit a new proposal, the User Group Leader needs to create an IPERION HS account: http://www.iperionhs.eu/register/

    Watch the video “How to submit a proposal to IPERION HS”: https://www.youtube.com/watch?v=3i-_Z1NW9Wc

    See also the IPERION HS access policy: http://www.iperionhs.eu/iperion-hs-access-policy/

     

    Evaluation criteria

    After the proposals are submitted, the IPERION HS User Helpdesk and the platforms’ coordinators will verify the formal compliance with the EU regulations. After this first check, the proposals are evaluated:

    • From a technical point of view. This evaluation is performed by the scientist(s) in charge of the requested tools and aims to determine the technical feasibility of the analysis and the coherence of the day/hour requested. In case the proposal will be considered feasible for all the tools, the proposal will be sent to the Peer Review Panel (PRP) for scientific evaluation.
    • From a scientific point of view. This evaluation is performed by an independent, international panel of experts (PRP), recognized for their expertise in the field of conservation and scientific studies of Cultural Heritage. The Peer Review Panel evaluates the scientific content of the project and ranks the proposals. Each access facility will make a final decision concerning the extent of access provided to the User Group (number of days, a period of the visit, facility’s internal rules, IPR issues, etc.).

    At the end of the evaluation, the User Helpdesk will send an email to the User Group Leader with the result of the final decision. In case of a positive evaluation, the User Group Leader will be contacted the facility/ies to organize the access.

    FIXLAB – Evaluation process and criteria: After the proposals are submitted, the access provider concerned together with FIXLAB Welcome Desk will verify the formal compliance with the EU regulations, undertaking a prioritizing of the applications based on available expertise, ongoing potential collaboration projects, available time etc. as well the necessity/feasibility for the use of the facility. All applications will thereafter be transferred to Peer Review evaluating the scientific content of the project and ranking the proposals. The final decision will be reported to the FIXLAB Welcome Desk who will notify the applicant and the access provider of the Peer Review conclusion. The access provider will make a final decision concerning the extent of access (instruments, days, period, IPR agreement, etc.). The selection is thus primarily based on the scientific quality; the originality of the scientific proposal, as well as the level of expertise to setup and conduct the proposed experiment and to analyze samples available in the User and host groups.

     

    Eligibility criteria

    User Groups can apply for Transnational Access in case they meet the following conditions:

    (a) the User Group Leader and the majority of the User Group members work in an institution/SME established in a Member State of the European Union, an EU Associated State or a developing country.

    (b) the User Group Leader and the majority of the User Group members work in an institution/SME located in a country other than the country where the legal entity operating the infrastructure is established.

    (c) only User Groups that are entitled to disseminate the foreground they have generated under the project are eligible to benefit from access free of charge to the infrastructure.

    (d) Access for user groups with a majority of users not working in an EU or associated country is limited to 20% of the total amount of units of access provided by IPERION HS. Due to budget restrictions, please note that travel and accommodation reimbursement is not guaranteed to extra-EU users.

     

    Financial rules

    Up to 2 users per proposal, in the framework of an accepted experiment by IPERION-HS panel, are subsidized for travel and subsistence.   

     

    AFTER ACCESS

    Publications, reports and surveys

    http://www.iperionhs.eu/after-access/

    Acknowledge SOLEIL and the European Community in all publications (articles, posters, talks etc.) involving activities at SOLEIL. Please include the following statements:

    "Parts of this research were carried out at "beamline" at SOLEIL. We would like to thank N.N. for assistance during the experiment (if not co-author of the publication)"

    (mandatory) “Financial support by the Access to Research Infrastructures activity in the Horizon 2020 Programme of the EU (IPERION HS Grant Agreement n.871034) is gratefully acknowledged”.

    An electronic copy of any such papers should be sent to userhelpdesk@iperionhs.eu  immediately after publication.

    Within 2 weeks from the completed access to the infrastructure, each User Group Leader of a supported user-project will receive an email with complete instructions on how to submit the User Report, satisfaction survey and user group questionnaire.

     

     

     

     

     

    www.nffa.eu

    Start date: 01/03/2021 | End date: 28/02/2026

     

    NFFA-Europe-Pilot is a distributed research infrastructure that integrates nanofoundries (growth, synthesis and nano/micro-fabrication) with advanced characterization and fine analysis available at European large-scale facilities, and with theory and simulation tools. It offers users the possibility to carry out cutting edge research at the frontier of the nanoscience and nanotechnology with the widest possible range of tools and more than 180 techniques currently available. Researchers accessing the NFFA-Europe facilities can control and design the properties of materials from the nano- to the micro-scale, and even up to the macro-scale.

    Thanks to the H2020 project NFFA-Europe Pilot, a new project supported by the H2020 framework programme of the European Commission, this comprehensive catalogue of facilities and services is now offered to users for free. NFFA-Europe Pilot will consolidate and expand the operation of an Interoperable Distributed Research Infrastructure for Nanoscience (IDRIN) – a unique platform to perform complex projects, offering a seamless series of science services to its users.

    Through the NFFA-Europe Research Infrastructure, comprehensive research projects become feasible through the submission of a single proposal.

    NFFA-Europe-Pilot offer is divided in 6 installations:

    1. lithography and patterning;
    2. growth and synthesis;
    3. structural and morphological characterization;
    4. electronic, chemical, and magnetic characterization;
    5. from nano to micro/macro;
    6. theory and simulation.

    The online catalogue provides the description and technical details of the techniques offered in each installation.

    https://www.nffa.eu/offer/

    Submit your proposal via the dedicated web page: https://www.nffa.eu/apply/

    WHO CAN APPLY?

    Both academic and industrial users can apply.  A sizable fraction of access (up to 20%) can be granted to non-European researchers.  All proposals undergo a high-level independent scientific assessment and are ranked for priority of access.

     

    WHEN?

    There are 4 calls for proposals per year, which deadlines are:

    March 1st,

    June 1st,

    September 1st,

    December 1st,

    For more details please consult the web site: https://www.nffa.eu/

     

    BASIC RULES

    Access must be transnational, and the proposal must include techniques from at least two different installations. Proposals must be submitted through the website www.nffa.eu, browsing the catalogue and selecting the needed techniques.

    ACCESS MODE

    Conventional access to the facilities will be provided when compliant with the pandemic/post-pandemic regime. Remote access may be offered in different implementations (mail-in, interactive cooperative, interactive full control, standard services in clean-room).   

    FINANCIAL SUPPORT

    Access to laboratories is free, with a contribution for the reimbursement of costs actually incurred to visit the facilities: up to 500 euros for travel and up to 100 euros per day for subsistence. The contribution can be granted to a maximum of two users per accepted proposal according to Access Review Panel decision.

    WORKFLOW

    As soon as the proposal is submitted on the website, the technical liaison network (TLNet - a network of scientists and technicians in charge of coordinating the access request and supporting user access) consults the sites offering access to the required techniques on the feasibility of the proposed experiment. Feasible proposals are then evaluated and ranked according to scientific merit by an external panel of reviewers (Access Review Panel - ARP). The best-ranked proposals are assigned to the most appropriate NFFA-Europe site/sites and scheduled for access. “Highlight Proposals”, selected among excellent, promising and challenging research proposals on scientifically and technologically “hot topics” adopting a comprehensive approach (well-justified and balanced access to complementary techniques/methods), will be granted fast-track access.

    AFTER ACCESS

    Acknowledge SOLEIL and the European Community in all publications (articles, posters, talks etc.) involving activities at SOLEIL. Please include the following statements:

    "Parts of this research were carried out at "beamline" at SOLEIL. We would like to thank N.N. for assistance during the experiment (if not co-author of the publication)"

    (mandatory) “This research project has received funding from the EU's H2020 framework programme for research and innovation under grant agreement NFFA-Europe-Pilot (n. 101007417 from 1/03/2021 to 28/02/2026)”

    Access to publications via: https://www.nffa.eu/outcomes/publications/

     

    Règles de Remboursement

     

    Au plus tard, 3 semaines avant l'expérience, le Main proposer désigne les utilisateurs qui bénéficient d'une prise en charge de leurs dépenses dans le module "déclaration des participants" dans le SUN set.

    Les utilisateurs bénéficiant d'une prise en charge de leurs dépenses sont contactés par le Bureau des Missions pour l'organisation de leur voyage et de leur hébergement à la Maison d'Hébergement.

    Les utilisateurs qui ne sont pas pris en charge par SOLEIL sont invités à organiser eux-mêmes leur voyage et séjour.

    Séjour

    Les Utilisateurs bénéficiant d’une prise en charge sont logés prioritairement à la Maison d'hébergement de SOLEIL, dans la limite des places disponibles. En cas d'indisponibilité de la maison d'hébergement, ces utilisateurs sont logés dans des hôtels réservés par le Bureau des Missions de SOLEIL.

     

    Les repas pris en charge sont ceux pris à la cantine de SOLEIL.

     

    Les utilisateurs non pris en charge devront régler eux mêmes leur repas soit par carte de crédit à la borne automatique de la cantine, soit par chèque ou en espèce directement en caisse.

    Voyage 

    Le remboursement des frais de transport de l'utilisateur se fait sur la base d'un seul Aller/retour. L’utilisateur doit choisir le moyen de transport le plus économique.

    Toute modification de trajet ou d'horaire susceptible d'entrainer une augmentation du coût du billet reste à la charge de l'utilisateur.


    TRAIN

     

    L'aller/retour en train 2nde classe au tarif restrictif (Loisirs, Standard, Semi-Flex, Prems, …) doit être privilégié et demandé/pris le plus longtemps possible à l'avance. Le transport aérien ne peut être accepté que s'il est plus économique que le train.

    AVION

    Seuls les billets pris 15 jours minimum avant le départ, sur la base d'un tarif économique restrictif, sont remboursés. Le remboursement est accordé si le train est moins économique.

    TAXI

    Le taxi est remboursé seulement si les horaires ne permettent pas l’utilisation des transports publics (TRAM, RER, métro, bus, …).

    VEHICULE PERSONNEL

    A titre exceptionnel, le véhicule personnel peut être pris par l'utilisateur dans le cadre de co-voiturage et/ou de transport d'échantillons et/ou de matériels. Dans le cadre du co-voiturage, le remboursement est accordé seulement s’il concerne au moins deux participants subventionnés et que tous les participants subventionnés d’un même laboratoire voyagent ensemble.

    Il doit faire l'objet d'une demande préalable auprès du bureau des Utilisateurs par email (useroffice@synchrotron-soleil.fr).

    A défaut, l'utilisateur est remboursé sur la base forfaitaire d'un aller/retour économique sur le moyen de transport le plus approprié (train ou avion).

    VEHICULE DE LOCATION

    Le véhicule de location n'est pas pris en charge sauf cas très exceptionnel: transport de matériel lourd et encombrant.

    La demande préalable de remboursement, accompagnée d'un devis, doit se faire auprès du bureau des Utilisateurs par email(useroffice@synchrotron-soleil.fr).

    A défaut, l'utilisateur sera remboursé sur la base forfaitaire d'un aller/retour économique sur le moyen de transport le plus approprié (train ou avion).

    * Important :
    Si le moyen de transport et/ou le tarif utilisé(s)  ne correspond(ent) pas aux règles de remboursement de SOLEIL, le bureau des missions applique un remboursement forfaitaire.

     

    Procédure de remboursement

     

    Dans la mesure du possible, tous les frais sont directement engagés et couverts par SOLEIL.
    Mais, les frais de transport et de séjour supportés éventuellement directement par l’utilisateur sont remboursés exclusivement sur présentation de justificatifs originaux.

    Toute modification de trajet ou d'horaire susceptible d'entrainer une augmentation du coût du billet, commandé initiallement par le bureau des missions de SOLEIL, reste à la charge de l'utilisateur.

    Les frais de séjour couverts par SOLEIL sont les nuitées passées à la maison d’hébergement ainsi que les repas pris au restaurant de SOLEIL.

    Toutefois si le temps de trajet le justifie des repas supplémentaires peuvent être pris en charge sur justificatif.

     

    L’absence de justificatif ne permettra pas de rembourser le voyageur des frais qu’il a engagés.


    Les frais occasionnés par un prolongement du séjour pour convenance personnelle ne sont pas remboursés.

    Au retour de sa mission, l’utilisateur complète la note de frais (disponible dans le SUN set) dans les 2 mois qui suivent son retour dans son laboratoire d’origine.

    Il doit joindre l’ensemble des justificatifs, signer le document et l’envoyer au bureau des missions, accompagné d’un RIB (à la 1ère mission ou si changement de compte).

    Merci de mentionner le n° de projet au verso de chaque justificatif.

    Le lieu de départ de la mission est le domicile du titulaire.

    Il est remboursé sur la base des justificatifs originaux suivants :

    Billet de train ou d’avion
    Facture originale du titre de transport si réglé par missionnaire
    Tickets de péage
    Ticket de parking
    Tickets de métro, RER, Bus
    Facture pour les frais d’essence
    Tickets de restauration

    Les pièces ci-dessous ne sont pas acceptées comme pièces justificatives :
    Photocopies
    Factures pro-forma
    Facture adressée à une personne morale ou à une tierce personne
    Les relevés bancaires ou de cartes de crédit
    Les reçus de carte de crédit

     

    Prise en charge des Dewars par SOLEIL - quelques instructions pour vos demandes :

    Sur la base de 3 participants par projet pris en charge, SOLEIL peut subventionner les DEWARS en lieu et place des personnes, dans le respect des règles de remboursement éditées par SOLEIL.

    Les coûts sont similaires à ceux de la prise en charge d’un participant.

    Par conséquent, en accès à distance « remote », il est possible de rembourser jusqu’à 3 DEWARS par projet/session.

    La subvention pour le transport ne s’applique qu’aux utilisateurs dont l'institut ou laboratoire est situé hors Ile de France. 

     

    La demande de prise en charge de DEWARS doit être adressée par email au User office useroffice@synchrotron-soleil.fr.

    Pour toute demande, un "bon d'expédition" correspondant sera envoyé par le User Office.  

    Nous vous remercions de bien vouloir le remplir dans son intégralité et le renvoyer au User Office en respectant les délais.

    L’enlèvement du Dewar doit être fait 72h au plus tard avant la date de l’expérience (hors WE et jours fériés).

    Le transport des échantillons doit être obligatoirement rattaché à un participant déclaré en remote (qui ne vient pas sur place), dans la liste soumise par BAG coordinateur (BC).

    Un commentaire doit être mis dans la fiche de la personne, au moment de la déclaration des participants dans le SUN set, par le BC pour informer de la prise en charge du DEWAR.

     

    Le User Office (UO) doit également être prévenu par un email par le BC, afin qu’il puisse envoyer à l’utilisateur concerné le bon d’expédition à remplir. 

    Le UO est le point d’entrée pour toute demande de DEWAR et assure le suivi en interne.

     

    Le bon d’expédition doit être complété entièrement, y compris avec le numéro du projet et de la session dans les cases surlignées en jaune.

    Un bon d’expédition doit être rempli pour chaque participant, s’il y a plusieurs demandes dans un même projet.
    Une demande avec bon d’expédition doit être faite au nom de la personne concernée.

    Ce bon doit être envoyé uniquement au UO, qui traite la demande après les vérifications ad hoc.

    Afin d’éviter des blocages d’expédition dans les entrepôts d’UPS :

    • Les DEWARS doivent être vidés entièrement de leur azote liquide (SOLEIL prend la responsabilité de les remplir d’azote liquide à leur arrivée à SOLEIL)
    • Les poignées rabattantes des Dewar doivent être fermées par du ruban adhésif ou des attaches en pvc ou autre…
    • Les anciennes étiquettes d’expédition avec ou sans code barre doivent être retirées
    • Les étiquettes de sécurité type « UN 1977 Liquid Nitrogen » accolées sur les Dewar doivent être retirées, effacées…

    SOLEIL ne peut être tenu responsable du blocage des DEWARS au centre de tri d’UPS, des retards de livraison etc… si ces recommandations ne sont pas respectées.

     

    PROJETS CONCERNES

    BAG (Français) - Chaque session est considérée comme un projet pour les BAG.

    3 participants maximum par SESSION.

    Un aller/retour remboursé par participant par SESSION (3 maximum).

    Dans ce contexte : 1 DEWAR à la place d’une personne ; et 3 DEWARS maximum si remote.

     

    Projet INEXT discovery  

    (Chaque session est considérée comme un projet).

    1 participant par SESSION ou 1 DEWAR.

     

    (mise à jour le 14/06/2022)