Assistance financière

Par l'Union Européenne

 

 

 

 

 

https://beamtime.eu/

End of the contract: December 31^st, 2026

 

NEPHEWS, Neutrons and Photons Elevating Worldwide Science, is an European Framework Programme for Research and Innovation Horizon Europe (HORIZON-INFRA-2023-SERV-01).

This project has received funding from the EU Framework Programme Horizon Europe under grant agreement nº 101131414.

In the framework of the NEPHEWS TransNational Access programme, SOLEIL provides limited financial support for users who participate to an experiment related to an accepted proposal by the SOLEIL Peer Review Committees from September 1st, 2024.

 

ELIGIBILITY and PRIORITY CRITERIA

 

ELIGIBILITY:

1. TNA is provided to selected academia user-groups.
2. Only user-groups that will disseminate the results they generate under the project are eligible.
3. The majority of the participants must work in a country other than the country where the legal entity operating the infrastructure is established (France for SOLEIL).
4. All scientific fields except those which are supported by another EU programme.

 

PRIORITY CRITERIA:

NEPHEWS has a special focus on offering support to users from 8 selected countries, other EU Widening countries and countries without direct access to large scale research infrastructures in their country.

1. First, financial support for travel and subsistence will be offered to users whose affiliation comes from one of the 8 selected countries: Estonia, Finland, Greece, Poland, Portugal, Romania, Serbia, Ukraine.
2. In addition, support will be offered to users whose affiliation is from other Widening countries* or in countries without RI.

* Widening countries are countries with low participation rates in FP7 and H2020 projects. The list of widening countries is comprised of 15 member states: Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czechia, Estonia, Greece, Hungary, Latvia, Lithuania, Malta, Poland, Portugal, Romania, Slovakia and Slovenia.

Not eligible to be refunded: Research Teams conducting their research in France and Research Teams from SOLEIL.

 

Reimbursement rules

A maximum of 2 participants per project can be subsidized for travel and subsistence expenses (nights at SOLEIL guest house and meals at SOLEIL canteen) and only if all eligibility criteria described above are met.

When a proposal is accepted and then scheduled by the beamline manager, the main proposer must request accesses and to comply with three steps, no later than 3 weeks before the arrival, in SUN set (“Proposal Management >> Before experiment >> Participants declarations”):

1. Selection of the samples to be brought for the beamtime session in the Samples TAB.
2. Declaration of all participants in the Participants TAB.

• the Main Proposer identifies users who will receive a contribution, from NEPHEWS funding, of their expenses and mentions dates of arrival and departure.

3. Request of the appropriate support laboratory in Lab. Requests TAB.

Users supported by SOLEIL have priority to be accommodated in the Guest house (according to availabilities). In case of unavailability of the guest house, they will be accommodated in hotels booked by SOLEIL Travel Office.

 

Reimbursement procedure

SOLEIL covers expenses for travel, nights at the guest house and meals at SOLEIL Canteen.

However, if it is justified according to the delay of the journey, some additional meals can be reimbursed upon relevant documents.

If an original ticket is missing the user will not be reimbursed for the fees engaged.

An extension of the stay for personal reasons will not be supported by SOLEIL.

AFTER the experiment, the refund requests must be submitted to the SOLEIL travel Office by the user. The requests must be presented using the expenses Reimbursement ‘Form’ (available on SUN set). Please note that the reimbursement claims must be sent within 2 months after the experiment.

PLEASE, REMEMBER TO KEEP THE ORIGINALS OF ALL YOUR RECEIPTS AND INVOICES to attach to the form duly completed together with your Bank Coordinates.

Please mention at the verso of each document the project N°.

The following documents are not accepted as relevant documents:

• Copies
• Pro-forma invoices
• Invoice to a third party or to a legal entity
• Bank statements, …
• Credit card receipts, …

 

Reporting requirements

As recipient of financial support by the EU Commission via SOLEIL you must meet the EU reporting requirements:

• Please submit your End of Run Report (user feedback) after your experiment, in SUN set, https://sun.synchrotron-soleil.fr/sunset
  • Top Menu “Proposal & Experiment Management” >> After experiment >> End of run reports" button.

• Please submit your Experimental Report three months after your experiment at the latest, in SUN set, https://sun.synchrotron-soleil.fr/sunset
  • Top Menu “Proposal & Experiment Management >> After experiment >> Experimental report” button.

 

• For the purpose of reporting to the European Commission, all users applying for financial support are asked to complete an evaluation form. This should be consulted with beamline scientist at SOLEIL who will ensure that all beamtime information on the form is correct.
• It needs to be return to SOLEIL User Office by email:

https://beamtime.eu/wp-content/uploads/2024/06/Nephews-TNA-evaluation-form_25.06.20224.docx

 

• Users are obliged to acknowledge support from NEPHEWS project by the following text string that needs to be literally included into the publication:

 

„The research leading to this result has been co-funded by the project NEPHEWS under Grant Agreement No 101131414 from the EU Framework Programme for Research and Innovation Horizon Europe”.

 

• “Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union. Neither the European Union nor the Granting Authorities can be held responsible for them.”

 

• Acknowledge SOLEIL and please include the following statements:

"Parts of this research were carried out at "beamline " at SOLEIL. We would like to thank N.N. for assistance during the experiment (if not co-author of the publication)"

 

• Please register all your publications based on the results obtained in the frame of the supported project in SUN set, https://sun.synchrotron-soleil.fr/sunset

• Top Menu “Proposal Management >> After experiment >> Publication

 

 

 

 

 

 

www.nffa.eu

Start date: 01/03/2021 | End date: 28/02/2026

 

NFFA-Europe-Pilot is a distributed research infrastructure that integrates nanofoundries (growth, synthesis and nano/micro-fabrication) with advanced characterization and fine analysis available at European large-scale facilities, and with theory and simulation tools. It offers users the possibility to carry out cutting edge research at the frontier of the nanoscience and nanotechnology with the widest possible range of tools and more than 180 techniques currently available. Researchers accessing the NFFA-Europe facilities can control and design the properties of materials from the nano- to the micro-scale, and even up to the macro-scale.

Thanks to the H2020 project NFFA-Europe Pilot, a new project supported by the H2020 framework programme of the European Commission, this comprehensive catalogue of facilities and services is now offered to users for free. NFFA-Europe Pilot will consolidate and expand the operation of an Interoperable Distributed Research Infrastructure for Nanoscience (IDRIN) – a unique platform to perform complex projects, offering a seamless series of science services to its users.

Through the NFFA-Europe Research Infrastructure, comprehensive research projects become feasible through the submission of a single proposal.

NFFA-Europe-Pilot offer is divided in 6 installations:

1. lithography and patterning;
2. growth and synthesis;
3. structural and morphological characterization;
4. electronic, chemical, and magnetic characterization;
5. from nano to micro/macro;
6. theory and simulation.

The online catalogue provides the description and technical details of the techniques offered in each installation.

https://www.nffa.eu/offer/

Submit your proposal via the dedicated web page: https://www.nffa.eu/apply/

WHO CAN APPLY?

Both academic and industrial users can apply.  A sizable fraction of access (up to 20%) can be granted to non-European researchers.  All proposals undergo a high-level independent scientific assessment and are ranked for priority of access.

 

WHEN?

There are 4 calls for proposals per year, which deadlines are:

March 1^st,

June 1^st,

September 1^st,

December 1^st,

For more details please consult the web site: https://www.nffa.eu/

 

BASIC RULES

Access must be transnational, and the proposal must include techniques from at least two different installations. Proposals must be submitted through the website www.nffa.eu, browsing the catalogue and selecting the needed techniques.

ACCESS MODE

Conventional access to the facilities will be provided when compliant with the pandemic/post-pandemic regime. Remote access may be offered in different implementations (mail-in, interactive cooperative, interactive full control, standard services in clean-room).   

FINANCIAL SUPPORT

Access to laboratories is free, with a contribution for the reimbursement of costs actually incurred to visit the facilities: up to 500 euros for travel and up to 100 euros per day for subsistence. The contribution can be granted to a maximum of two users per accepted proposal according to Access Review Panel decision.

WORKFLOW

As soon as the proposal is submitted on the website, the technical liaison network (TLNet - a network of scientists and technicians in charge of coordinating the access request and supporting user access) consults the sites offering access to the required techniques on the feasibility of the proposed experiment. Feasible proposals are then evaluated and ranked according to scientific merit by an external panel of reviewers (Access Review Panel - ARP). The best-ranked proposals are assigned to the most appropriate NFFA-Europe site/sites and scheduled for access. “Highlight Proposals”, selected among excellent, promising and challenging research proposals on scientifically and technologically “hot topics” adopting a comprehensive approach (well-justified and balanced access to complementary techniques/methods), will be granted fast-track access.

AFTER ACCESS

Acknowledge SOLEIL and the European Community in all publications (articles, posters, talks etc.) involving activities at SOLEIL. Please include the following statements:

"Parts of this research were carried out at "beamline" at SOLEIL. We would like to thank N.N. for assistance during the experiment (if not co-author of the publication)"

(mandatory) “This research project has received funding from the EU's H2020 framework programme for research and innovation under grant agreement NFFA-Europe-Pilot (n. 101007417 from 1/03/2021 to 28/02/2026)”

Access to publications via: https://www.nffa.eu/outcomes/publications/

 

Règles de Remboursement

 

Au plus tard, 3 semaines avant l'expérience, le Main proposer désigne les utilisateurs qui bénéficient d'une prise en charge de leurs dépenses dans le module "déclaration des participants" dans le SUN set.

Les utilisateurs bénéficiant d'une prise en charge de leurs dépenses sont contactés par le Bureau des Missions pour l'organisation de leur voyage et de leur hébergement à la Maison d'Hébergement.

Les utilisateurs qui ne sont pas pris en charge par SOLEIL sont invités à organiser eux-mêmes leur voyage et séjour.

Séjour

Les Utilisateurs bénéficiant d’une prise en charge sont logés prioritairement à la Maison d'hébergement de SOLEIL, dans la limite des places disponibles. En cas d'indisponibilité de la maison d'hébergement, ces utilisateurs sont logés dans des hôtels réservés par le Bureau des Missions de SOLEIL.

 

Les repas pris en charge sont ceux pris à la cantine de SOLEIL.

 

Les utilisateurs non pris en charge devront régler eux mêmes leur repas soit par carte de crédit à la borne automatique de la cantine, soit par chèque ou en espèce directement en caisse.

Voyage 

Le remboursement des frais de transport de l'utilisateur se fait sur la base d'un seul Aller/retour. L’utilisateur doit choisir le moyen de transport le plus économique.

Toute modification de trajet ou d'horaire susceptible d'entrainer une augmentation du coût du billet reste à la charge de l'utilisateur.

TRAIN

 

L'aller/retour en train 2nde classe au tarif restrictif (Loisirs, Standard, Semi-Flex, Prems, …) doit être privilégié et demandé/pris le plus longtemps possible à l'avance. Le transport aérien ne peut être accepté que s'il est plus économique que le train.

AVION

Seuls les billets pris 15 jours minimum avant le départ, sur la base d'un tarif économique restrictif, sont remboursés. Le remboursement est accordé si le train est moins économique.

TAXI

Le taxi est remboursé seulement si les horaires ne permettent pas l’utilisation des transports publics (TRAM, RER, métro, bus, …).

VEHICULE PERSONNEL

A titre exceptionnel, le véhicule personnel peut être pris par l'utilisateur dans le cadre de co-voiturage et/ou de transport d'échantillons et/ou de matériels. Dans le cadre du co-voiturage, le remboursement est accordé seulement s’il concerne au moins deux participants subventionnés et que tous les participants subventionnés d’un même laboratoire voyagent ensemble.

Il doit faire l'objet d'une demande préalable auprès du bureau des Utilisateurs par email (useroffice@synchrotron-soleil.fr).

A défaut, l'utilisateur est remboursé sur la base forfaitaire d'un aller/retour économique sur le moyen de transport le plus approprié (train ou avion).

VEHICULE DE LOCATION

Le véhicule de location n'est pas pris en charge sauf cas très exceptionnel: transport de matériel lourd et encombrant.

La demande préalable de remboursement, accompagnée d'un devis, doit se faire auprès du bureau des Utilisateurs par email(useroffice@synchrotron-soleil.fr).

A défaut, l'utilisateur sera remboursé sur la base forfaitaire d'un aller/retour économique sur le moyen de transport le plus approprié (train ou avion).

* Important :
Si le moyen de transport et/ou le tarif utilisé(s)  ne correspond(ent) pas aux règles de remboursement de SOLEIL, le bureau des missions applique un remboursement forfaitaire.

 

Procédure de remboursement

 

Dans la mesure du possible, tous les frais sont directement engagés et couverts par SOLEIL.
Mais, les frais de transport et de séjour supportés éventuellement directement par l’utilisateur sont remboursés exclusivement sur présentation de justificatifs originaux.

Toute modification de trajet ou d'horaire susceptible d'entrainer une augmentation du coût du billet, commandé initiallement par le bureau des missions de SOLEIL, reste à la charge de l'utilisateur.

Les frais de séjour couverts par SOLEIL sont les nuitées passées à la maison d’hébergement ainsi que les repas pris au restaurant de SOLEIL.

Toutefois si le temps de trajet le justifie des repas supplémentaires peuvent être pris en charge sur justificatif.

 

L’absence de justificatif ne permettra pas de rembourser le voyageur des frais qu’il a engagés.

Les frais occasionnés par un prolongement du séjour pour convenance personnelle ne sont pas remboursés.

Au retour de sa mission, l’utilisateur complète la note de frais (disponible dans le SUN set) dans les 2 mois qui suivent son retour dans son laboratoire d’origine.

Il doit joindre l’ensemble des justificatifs, signer le document et l’envoyer au bureau des missions, accompagné d’un RIB (à la 1ère mission ou si changement de compte).

Merci de mentionner le n° de projet au verso de chaque justificatif.

Le lieu de départ de la mission est le domicile du titulaire.

Il est remboursé sur la base des justificatifs originaux suivants :

Billet de train ou d’avion
Facture originale du titre de transport si réglé par missionnaire
Tickets de péage
Ticket de parking
Tickets de métro, RER, Bus
Facture pour les frais d’essence
Tickets de restauration

Les pièces ci-dessous ne sont pas acceptées comme pièces justificatives :
Photocopies
Factures pro-forma
Facture adressée à une personne morale ou à une tierce personne
Les relevés bancaires ou de cartes de crédit
Les reçus de carte de crédit

 

Prise en charge des Dewars par SOLEIL - quelques instructions pour vos demandes :

Sur la base de 3 participants par projet pris en charge, SOLEIL peut subventionner les DEWARS en lieu et place des personnes, dans le respect des règles de remboursement éditées par SOLEIL.

Les coûts sont similaires à ceux de la prise en charge d’un participant.

Par conséquent, en accès à distance « remote », il est possible de rembourser jusqu’à 3 DEWARS par projet/session.

La subvention pour le transport ne s’applique qu’aux utilisateurs dont l'institut ou laboratoire est situé hors Ile de France. 

 

La demande de prise en charge de DEWARS doit être adressée par email au User office useroffice@synchrotron-soleil.fr.

Pour toute demande, un "bon d'expédition" correspondant sera envoyé par le User Office.  

Nous vous remercions de bien vouloir le remplir dans son intégralité et le renvoyer au User Office en respectant les délais.

L’enlèvement du Dewar doit être fait 72h au plus tard avant la date de l’expérience (hors WE et jours fériés).

Le transport des échantillons doit être obligatoirement rattaché à un participant déclaré en remote (qui ne vient pas sur place), dans la liste soumise par BAG coordinateur (BC).

Un commentaire doit être mis dans la fiche de la personne, au moment de la déclaration des participants dans le SUN set, par le BC pour informer de la prise en charge du DEWAR.

 

Le User Office (UO) doit également être prévenu par un email par le BC, afin qu’il puisse envoyer à l’utilisateur concerné le bon d’expédition à remplir. 

Le UO est le point d’entrée pour toute demande de DEWAR et assure le suivi en interne.

 

Le bon d’expédition doit être complété entièrement, y compris avec le numéro du projet et de la session dans les cases surlignées en jaune.

Un bon d’expédition doit être rempli pour chaque participant, s’il y a plusieurs demandes dans un même projet.
Une demande avec bon d’expédition doit être faite au nom de la personne concernée.

Ce bon doit être envoyé uniquement au UO, qui traite la demande après les vérifications ad hoc.

Afin d’éviter des blocages d’expédition dans les entrepôts d’UPS :

• Les DEWARS doivent être vidés entièrement de leur azote liquide (SOLEIL prend la responsabilité de les remplir d’azote liquide à leur arrivée à SOLEIL)
• Les poignées rabattantes des Dewar doivent être fermées par du ruban adhésif ou des attaches en pvc ou autre…
• Les anciennes étiquettes d’expédition avec ou sans code barre doivent être retirées
• Les étiquettes de sécurité type « UN 1977 Liquid Nitrogen » accolées sur les Dewar doivent être retirées, effacées…

SOLEIL ne peut être tenu responsable du blocage des DEWARS au centre de tri d’UPS, des retards de livraison etc… si ces recommandations ne sont pas respectées.

 

PROJETS CONCERNES

BAG (Français) - Chaque session est considérée comme un projet pour les BAG.

3 participants maximum par SESSION.

Un aller/retour remboursé par participant par SESSION (3 maximum).

Dans ce contexte : 1 DEWAR à la place d’une personne ; et 3 DEWARS maximum si remote.

 

Projet INEXT discovery  

(Chaque session est considérée comme un projet).

1 participant par SESSION ou 1 DEWAR.

 

(mise à jour le 17/05/2024)