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Assistance financière

Par SOLEIL

    Par l'Union Européenne

    Par SOLEIL

     

    3 utilisateurs maximum effectuant une expérience, pour laquelle du temps de faisceau a été alloué dans le cadre des Comités de Programmes, et qui appartiennent à un organisme de recherche français (sans distinction de régions), bénéficient d’une subvention pour la maison d’hébergement et les repas pris à la cantine.

    La subvention pour le transport ne s’applique qu’aux utilisateurs dont l'institut ou laboratoire est situé hors Ile de France.

    Les utilisateurs subventionnés prioritaires à la maison d’hébergement sont :

    - ceux appartenant à un laboratoire hors Ile de France

    - ainsi qu’au moins un utilisateur subventionné appartenant à un laboratoire de la région Ile de France.

    En cas de saturation de la maison d’hébergement les utilisateurs subventionnés et déclarés prioritaires par le Main Proposer selon la règle mentionnée ci-dessus seront relogés, par le bureau des missions, dans un hôtel proche de SOLEIL.

    Les visites à SOLEIL sont remboursées, un jour avant la période allouée pour l'expérience, afin de permettre la préparation d'expérience et/ou la mise en place d'échantillon.

     

    SOLEIL ne rembourse pas les utilisateurs issus de laboratoires industriels ou d’instituts étrangers.

    (mise à jour le 09/09/2015)

     

     

     

    Par l'Union Européenne


     

     

     

     

    https://www.calipsoplus.eu/

     

    The CALIPSOplus Consortium brings together 19 partners offering access to 14 synchrotrons and 8 FELs in Europa and the Middle East. The key aims of the project are as follows:

    • Improvement of trans-national cooperation and distribution of knowledge, in particular from countries with a highly developed scientific infrastructure to scientifically less active regions
    • Removing barriers for access to world-class accelerator-based lightsources in Europe and in the Middle East
    • Teaching new users how to successfully use synchrotrons and FELs.
    • Collaborating on constantly developing technology to keep the facilities at the cutting-edge
    • Tailor-made support and access programmes for SMEs

    In the framework of the EU CALIPSOplus TransNational Access programme, SOLEIL provides limited financial support for users who participate to an experiment related to an accepted proposal by the SOLEIL Peer Review Committees.

     

    Duration:

    from: September 11th, 2017

    to: April 30th, 2021

     

    Eligibility criteria

    Reimbursement rules

    Reimbursement procedure

    Reporting requirement

    Publications

     

    ELIGIBILITY CRITERIA

    You must satisfy the following two conditions:

    1. The Main proposer AND the majority of the participants must work in an institution established in a Member State of the European Union* or Associated State**.
    2. The Main proposer AND the majority of the participants must work in a country other than the country where the legal entity operating the infrastructure is established (France for SOLEIL).
    Researchers from institutes in the following countries may be supported: Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, Germany, Greece, Hungary, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxemburg, Malta, The Netherlands, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, United Kingdom.
    ** EU associated countries (H2020): Albania, Bosnia and Herzegovina,Faroe Islands, FYR of Macedonia , Georgia, Iceland, Israel, Moldova, Montenegro, Norway, Serbia, Tunisia, Turkey, Switzerland, Ukraine
    Not eligible to be refunded: Research Teams conducting their research in France and Research Teams from SOLEIL.

     

    REIMBURSEMENT RULES

    Two participants per project can be subsidized for subsistence expenses (nights at SOLEIL guest house and meals at SOLEIL canteen) and only if all eligibility criteria described above are met.

    When a proposal is accepted and then scheduled by the beamline manager, the main proposer has to request accesses and to comply with three steps, no later than 3 weeks before the arrival, in SUN set (Proposal Management / Before experiment / Participants declarations):

    1. Selection of the samples to be brought for the beamtime session in the Samples TAB.
    2. Declaration of all participants in the Participants TAB : the Main Proposer identifies users who will receive a contribution from CALIPSOplus funding for their expenses, and mentions dates of arrival and departure
    1. Request of the appropriate support laboratory in Lab. Requests TAB.

    Users supported by SOLEIL have priority to be accommodated in the Guest house (according to availabilities). In case of unavailability of the guest house, they will be accommodated in hotels booked by SOLEIL Travel Office.

     

    REIMBURSEMENT PROCEDURE

    SOLEIL covers expenses for nights at the guest house and meals at SOLEIL Canteen.

    However, if it is justified according the delay of the journey, some additional meals can be reimbursed upon relevant documents.

    If an original ticket is missing the user will not be reimbursed for the fees engaged.

    An extension of the stay for personal reasons will not be supported by SOLEIL.

     

    AFTER the experiment, the refund requests must be submitted to the SOLEIL travel Office by the user. The requests must be presented using the expenses Reimbursement ‘Form’ (available on SUN set). Please note that the reimbursement claims must be sent within 2 months after the experiment.

    PLEASE, REMEMBER TO KEEP THE ORIGINALS OF ALL YOUR RECEIPTS AND INVOICES to attach to the form duly completed together with your Bank Coordinates.

    Please mention at the verso of each document the project N°.

    The following documents are not accepted as relevant documents:

    - Copies

    - Pro-forma invoices

    - Invoice to a third party or to a legal entity

    - Bank statements, …

    - Credit card receipts, …

     

    REPORTING REQUIREMENTS

    As recipient of financial support by the EU Commission via SOLEIL you must meet the EU reporting requirements:

    • Please submit your End of Run Report (user feedback) via SUN set: Proposal Management / After experiment / End of run reports
    • Please submit your Experimental Report three months after your experiment at the latest via SUN set: Proposal Management / After experiment / Exp report
    • The project leader is requested to fill in the H2020 Research Infrastructures: User group questionnaire. The Number and Acronym of the EC Grant Agreement to indicate in field (1) is 730872 CALIPSOplus. The User Project Acronym to indicate in field (2) is SOLEIL-proposal ID. 

     

    PUBLICATIONS

    • Publication of research results in open access journals is strongly encouraged. In case of joint publications involving facility staff, open access publication is a requirement from the EU. CALIPSOplus offers financial support for gold open access publications. Upon a simple request to the project management, the full publication costs may be covered. More information are available at the CALIPSOplus project website.

     

    • Acknowledge SOLEIL and the European Community in all publications (articles, posters, talks etc.) involving activities at SOLEIL if a reimbursement has been granted. Please include the following statements:

    "Parts of this research were carried out at "beamline" at SOLEIL. We would like to thank N.N. for assistance during the experiment (if not co-author of the publication)"

    "The research leading to this result has been supported by the project CALIPSOplus under the Grant Agreement 730872 from the EU Framework Programme for Research and Innovation HORIZON 2020"

     

    • Register all your publications based on the results obtained in the frame of the supported project in the SOLEIL Publications Database accessible via SUN set: Proposal Management / After experiment / Publication

     

     


     

     

     

    Procédure de remboursement de frais de voyage et de séjour aux utilisateurs de l'Union Européenne (UE) dans le cadre du programme H2020 IPERION CH - TNA FIXLAB.
     

    Le consortium "Integrated Platform for the European Research Infrastructure ON Cultural Heritage" IPERION CH est supporté par le programme Horizon 2020 de la Commission Européenne. Dans ce cadre, l'accès transnational au sein de FIXLAB est offert pour les projets soumis dans le SUN set. Le contrat IPERION CH prendra fin le 31/10/2019. Après cette date, aucun support financier ne sera possible.

    Deux scientifiques qui effectuent des expériences dans le domaine des matériaux anciens (patrimoine, ...) peuvent recevoir un support financier dans le cadre du programme européen FP7-IPERION CH-TransNational Access.

     

    Critères d'éligibilité
      
    Pour bénéficier d'un remboursement dans ce cadre il est nécessaire de satisfaire trois conditions :

    • le 'Main proposer' ET la majorité des participants doivent travailler dans un organisme/institut localisé dans un état membre ou un état associé ; 
       
    •  le 'Main proposer' ET la majorité des participants doivent travailler dans un pays différent du pays où se trouve SOLEIL (l'infrastructure d'accueil); 
       
    •  Seuls les utilisateurs qui publieront leurs résultats dans le cadre du projet pourront bénéficier d'un accès gratuit à l'infrastructure.
       

    Ne sont pas éligibles : les équipes de chercheurs effectuant leurs recherches en France et les équipes de chercheurs de SOLEIL.
     
    Toutes les dépenses (ticket de train ou d’avion ou équivalent pour l’usage d’un véhicule personnel, navette d’aéroport, séjour, repas, location de véhicule ou transport local) seront remboursées après le voyage par virement bancaire, sur présentation des reçus correspondants originaux, si elles ne sont pas prises en charge directement par SOLEIL.
     
    MERCI DE PENSER A CONSERVER LES ORIGINAUX DE TOUS VOS REÇUS ET FACTURES.
     
     
    Chaque responsable de projet est prié de remplir et retourner à l'UE le questionnaire utilisateurs dans un délai de deux semaines après la fin de l'expérience.
    Il est demandé à chaque responsable de projet de veiller à compléter et à transmettre le rapport d'expérience via le SUN set au Bureau des Utilisateurs de SOLEIL dans les meilleurs délais.

    Merci de noter que les remboursements ne s’effectueront qu’après la réception du rapport d’expérience.
     
    Dans toute publication liée à l'expérience menée à SOLEIL veuillez préciser : Expérience supportée par l'Union Européenne dans le cadre du programme Horizon 2020 : " The research leading to these results has received a financial support by the Access to Research Infrastructures activity in the H2020 Framework Programme of the EU (IPERION CH Grant Agreement n. 654028".

    (Dernière mise à jour : mai 2019)

     

    Règles de Remboursement

     

    Au plus tard, 3 semaines avant l'expérience, le Main proposer désigne les utilisateurs qui bénéficient d'une prise en charge de leurs dépenses dans le module "déclaration des participants" dans le SUN set.

    Les utilisateurs bénéficiant d'une prise en charge de leurs dépenses sont contactés par le Bureau des Missions pour l'organisation de leur voyage et de leur hébergement à la Maison d'Hébergement.

    Les utilisateurs qui ne sont pas pris en charge par SOLEIL sont invités à organiser eux-mêmes leur voyage et séjour.

    Séjour

    Les Utilisateurs bénéficiant d’une prise en charge sont logés prioritairement à la Maison d'hébergement de SOLEIL, dans la limite des places disponibles. En cas d'indisponibilité de la maison d'hébergement, ces utilisateurs sont logés dans des hôtels réservés par le Bureau des Missions de SOLEIL.
     
    Les repas pris en charge sont ceux pris à la cantine de SOLEIL.
     
    Les utilisateurs non pris en charge devront régler eux mêmes leur repas soit par carte de crédit à la borne automatique de la cantine, soit par chèque ou en espèce directement en caisse.

    Voyage 

    Le remboursement des frais de transport de l'utilisateur se fait sur la base d'un seul Aller/retour. L’utilisateur doit choisir le moyen de transport le plus économique.

    Toute modification de trajet ou d'horaire susceptible d'entrainer une augmentation du coût du billet reste à la charge de l'utilisateur.


    TRAIN
     
    L'aller/retour en train 2nde classe au tarif restrictif (Loisirs, Standard, Semi-Flex, Prems, …) doit être privilégié et demandé/pris le plus longtemps possible à l'avance. Le transport aérien ne peut être accepté que s'il est plus économique que le train.

    AVION

    Seuls les billets pris 15 jours minimum avant le départ, sur la base d'un tarif économique restrictif, sont remboursés. Le remboursement est accordé si le train est moins économique.

    TAXI

    Le taxi est remboursé seulement si les horaires ne permettent pas l’utilisation des transports publics (TRAM, RER, métro, bus, …).

    VEHICULE PERSONNEL

    A titre exceptionnel, le véhicule personnel peut être pris par l'utilisateur dans le cadre de co-voiturage et/ou de transport d'échantillons et/ou de matériels. Dans le cadre du co-voiturage, le remboursement est accordé seulement s’il concerne au moins deux participants subventionnés et que tous les participants subventionnés d’un même laboratoire voyagent ensemble.

    Il doit faire l'objet d'une demande préalable auprès du bureau des Utilisateurs par email (useroffice@synchrotron-soleil.fr).

    A défaut, l'utilisateur est remboursé sur la base forfaitaire d'un aller/retour économique sur le moyen de transport le plus approprié (train ou avion).

    VEHICULE DE LOCATION

    Le véhicule de location n'est pas pris en charge sauf cas très exceptionnel: transport de matériel lourd et encombrant.

    La demande préalable de remboursement, accompagnée d'un devis, doit se faire auprès du bureau des Utilisateurs par email(useroffice@synchrotron-soleil.fr).

    A défaut, l'utilisateur sera remboursé sur la base forfaitaire d'un aller/retour économique sur le moyen de transport le plus approprié (train ou avion).

    * Important :
    Si le moyen de transport et/ou le tarif utilisé(s)  ne correspond(ent) pas aux règles de remboursement de SOLEIL, le bureau des missions applique un remboursement forfaitaire.

     

    Procédure de remboursement

     
    Dans la mesure du possible, tous les frais sont directement engagés et couverts par SOLEIL.
    Mais, les frais de transport et de séjour supportés éventuellement directement par l’utilisateur sont remboursés exclusivement sur présentation de justificatifs originaux.

    Toute modification de trajet ou d'horaire susceptible d'entrainer une augmentation du coût du billet, commandé initiallement par le bureau des missions de SOLEIL, reste à la charge de l'utilisateur.

    Les frais de séjour couverts par SOLEIL sont les nuitées passées à la maison d’hébergement ainsi que les repas pris au restaurant de SOLEIL.

    Toutefois si le temps de trajet le justifie des repas supplémentaires peuvent être pris en charge sur justificatif.
     
    L’absence de justificatif ne permettra pas de rembourser le voyageur des frais qu’il a engagés.

    Les frais occasionnés par un prolongement du séjour pour convenance personnelle ne sont pas remboursés.

    Au retour de sa mission, l’utilisateur complète la note de frais (disponible dans le SUN set) dans les 2 mois qui suivent son retour dans son laboratoire d’origine.

    Il doit joindre l’ensemble des justificatifs, signer le document et l’envoyer au bureau des missions, accompagné d’un RIB (à la 1ère mission ou si changement de compte).

    Merci de mentionner le n° de projet au verso de chaque justificatif.

    Le lieu de départ de la mission est le domicile du titulaire.

    Il est remboursé sur la base des justificatifs originaux suivants :

    Billet de train ou d’avion
    Facture originale du titre de transport si réglé par missionnaire
    Tickets de péage
    Ticket de parking
    Tickets de métro, RER, Bus
    Facture pour les frais d’essence
    Tickets de restauration

    Les pièces ci-dessous ne sont pas acceptées comme pièces justificatives :
    Photocopies
    Factures pro-forma
    Facture adressée à une personne morale ou à une tierce personne
    Les relevés bancaires ou de cartes de crédit
    Les reçus de carte de crédit