Gestionnaire administratif.ve

Implanté sur le plateau Paris-Saclay, à environ 20 kilomètres de la capitale, le synchrotron SOLEIL est l'une des principales infrastructures de recherche françaises. Depuis sa mise en service en 2008, il est au service des communautés scientifiques nationales et internationales. Les recherches effectuées à SOLEIL couvrent un large éventail de domaines scientifiques et industriels (physique, biologie, chimie, science des matériaux, environnement, sciences de la Terre et patrimoine culturel et naturel) en lien avec les enjeux sociétaux actuels. Les expériences menées sur les lignes de lumière s'appuient sur l'exploitation de la lumière synchrotron émise par des électrons accélérés à une vitesse proche de celle de la lumière au sein d'un anneau de stockage. SOLEIL est placé sous la double tutelle du CNRS et du CEA, et offre à son personnel un environnement de travail à la fois dynamique, innovant, pluridisciplinaire et international.

À la pointe de la technologie, SOLEIL II est un projet ambitieux qui a pour objectif de fournir à la recherche scientifique et industrielle de nouvelles opportunités. SOLEIL II consiste en une modernisation d'envergure de l'infrastructure existante et vise à l’amélioration significative des performances des accélérateurs d’électrons et des lignes de lumière.  Il est conçu pour répondre aux défis sociétaux majeurs actuels et futurs, notamment dans des domaines tels que la recherche sur les matériaux avancés, l'énergie et le développement durable, la santé et le bien-être, l'environnement.

Les travaux de construction du projet SOLEIL II ont été lancés en 2024, marquant le début d'une phase de développement et d'innovation technologique. En parallèle, le fonctionnement de l'installation existante sera maintenu jusqu'à l'automne 2028. Le démarrage de SOLEIL II est programmé pour 2030, avec une montée en puissance progressive jusqu'en 2035.

Le Groupe Partenariats Scientifiques et Juridique (PSJ) a pour mission de soutenir les personnels de SOLEIL dans l’instruction des demandes de financement, la contractualisation des collaborations, et le suivi administratif des projets. Il assure également une veille active sur les opportunités de financement (Region IdF, ANR, Horizon Europe, etc.), et entretient des relations étroites avec les financeurs et partenaires institutionnels, en France comme à l’international.

Dans le cadre du développement de ses activités et pour renforcer son appui aux chercheurs et ingénieurs, le groupe PSJ recherche un.e Gestionnaire administratif.ve afin de soutenir l’équipe dans ses missions quotidiennes.

Vous intégrerez une structure à taille humaine au cœur d’une infrastructure de recherche de premier plan. Vous évoluerez dans un environnement stimulant, collaboratif et ancré dans l’innovation, en lien avec une grande diversité d’acteurs internes et externes.

Contexte et missions

Placé.e sous l’autorité de la Cheffe du groupe PSJ de la Division Administrative et Financière, le.la gestionnaire administratif.ve participera au développement et au suivi des partenariats et contrats de recherche à niveau national et international. Ce poste est à pourvoir dans le cadre d’un contrat à durée déterminée de 18 mois.

Les missions du.de la gestionnaire administratif.ve seront :

• Suivi administratif des contrats de recherche : gestion du cycle de vie des contrats, respect des obligations contractuelles, coordination avec les partenaires internes et externes.

• Appui à l’instruction de demandes de financements : préparation de dossiers, vérification des pièces administratives, conformité avec les règles des financeurs, suivi des échéances.
• Participation à la diffusion d’informations : relais des actualités et formations issues des réseaux de la recherche et de l’innovation.
• Gestion des outils de pilotage : mise à jour de bases de données, élaboration de tableaux de bord, formalisation de procédures internes.
• Appui opérationnel aux membres du groupe PSJ, et travail en lien étroit avec les services financiers, RH, achats et la Direction générale.

Profil recherché 

• Formation de niveau Bac +2 minimum (type BTS Assistant de Direction, DUT Gestion Administrative et Commerciale, etc.) ou équivalent.

• Expérience professionnelle dans un poste d'assistanat administratif, idéalement au sein d'un organisme de recherche, d'une université ou d'une structure similaire.

• Une connaissance du fonctionnement des organismes de recherche et des procédures de gestion des subventions (Region IdF, ANR, Horizon Europe ..) serait un atout.

Savoir-faire :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Bonnes compétences rédactionnelles en français requises ; niveau d’anglais intermédiaire souhaité.

• Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

• Capacité à organiser, classer et archiver des informations de manière méthodique.

• Notions de base en gestion budgétaire et suivi financier.

• Capacité à utiliser des bases de données et des outils de gestion de l'information.

Savoir-être :

• Sens de l'organisation, rigueur et méthode.

• Autonomie et capacité à prendre des initiatives.

• Sens des responsabilités et respect de la confidentialité.

• Excellent relationnel et capacité à travailler en équipe.

• Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.

• Adaptabilité et polyvalence.

Avantages :

- 26 jours de congés payés + jusqu’à 2 jours de fractionnement + 23 jours de RTT par année complète de travail, et pour un travail hebdomadaire de 40 heures.

- La complémentaire santé obligatoire (régime de base) coûte 19,35 euros par mois pour le salarié (coût de 174,15 euros pour l’employeur, correspondant à 90% de la cotisation), adhésion comprise des membres du foyer (conjoint.e + enfant.s).

- Nous proposons une sur-complémentaire (facultative) de 26,69 euros pour votre foyer (conjoint.e + enfant.s).

- Bénéfice d’un régime de prévoyance qui permet de compléter les prestations des régimes obligatoires de Sécurité sociale, souvent insuffisantes. Elle compense les pertes de revenus de l’assuré en cas d’impossibilité de travailler, pour lui garantir son niveau de vie et celui de sa famille, dans des circonstances difficiles : décès, incapacité de travail ou invalidité, consécutifs à une maladie ou à un accident.

- Possibilité d’ouvrir un CET dès un an d’ancienneté : Le CET permet de développer l’épargne de droits acquis en temps de repos exprimé en jours en vue d’indemniser des congés, de racheter des trimestres de cotisations d’assurance vieillesse, d’alimenter un plan d’épargne entreprise (PEE) et/ou un plan d’épargne pour la retraite collectif (PERCO), et de monétariser les jours acquis. Le placement dans le PERCO donne lieu à un abondement de SOLEIL.

- Restauration d’entreprise sur le site de SOLEIL, avec un subventionnement des repas (selon la grille applicable fonction des salaires : coût pour le salarié de l’ordre de 3,30 euros à 6,75 euros).

- Avantages familiaux selon différentes situations : sursalaire familial, jours octroyés dans certaines situations, primes de mariage et de naissance…

- Activités sociales et culturelles proposées par le CSE de SOLEIL.