Assistant.e administratif.ve polyvalent.e

Situé au cœur du cluster Paris-Saclay, à une vingtaine de kilomètres de Paris, SOLEIL est la source française de rayonnement synchrotron. Dans cette Très Grande Infrastructure de Recherche, les expériences reposent sur l’utilisation d’un rayonnement lumineux produit par des paquets électrons circulant quasiment à la vitesse de la lumière dans un anneau. Ce rayonnement, exceptionnellement brillant, couvre une gamme de longueurs d’onde très large : de l’infrarouge jusqu’aux rayons X, en passant par les ultraviolets. Ses caractéristiques (intensité, focalisation, stabilité…) permettent d’observer la matière à toutes les échelles, jusqu’à celle de l’atome, pour des expériences tant en recherche fondamentale qu’en recherche appliquée ou d’intérêt industriel. Depuis 2008, SOLEIL est au service de nombreux domaines qui mobilisent la science et l’industrie aujourd’hui : la physique, la biologie, la chimie, la science des matériaux, l’environnement, les sciences de la Terre ou le patrimoine culturel, notamment. SOLEIL est placé sous la double tutelle du CNRS et du CEA, et offre à son personnel un environnement de travail pluridisciplinaire et international. 

Contexte et missions

Ce poste se situe au sein de la Direction Générale, dans le Groupe Communication. Vous contribuerez également aux activités du Groupe Partenariats Scientifiques et Juridique, à hauteur de 2 jours par semaine.

Vous aurez la charge d'un large éventail de tâches administratives, en support direct des membres des deux groupes.

Pour le groupe Communication :

• Assurer le suivi administratif (suivre le budgétaire, organiser des réunions et en rédiger les comptes-rendus de réunions, gérer les commandes et les livraisons, contacter des sous-traitants et suivre leur activité, rechercher des fournisseurs, diffuser des informations internes, …)
• Suivre et faire vivre les outils de communication (Mettre à jour annuellement des documents, gérer les éditions et rééditions : relecture, demandes de devis, suivi des stocks, gestion et rangement du local de stockage. Diffuser les documents produits en interne et externe : préparation et gestion des mailings, alimentation des présentoirs, envoi de documentations à la demande. Mettre à jour les sites internet et intranet, gérer la chaine Youtube)
• Gérer les bases de données liées à la communication (Mettre à jour régulièrement le fichier des contacts. Participer à la gestion de la photothèque. Tenir à jour les statistiques de visites, les statistiques des actions de communication et les chiffres clés de SOLEIL)
• Contribuer à l’organisation d’événements et d’opérations spéciales (Programmer les événements, organiser les inscriptions. Assurer l’interface avec les autres services supports. Préparer les dossiers et documentations pour les opérations de communication et pour les opérations des autres directions. Participer au déroulement des événements, y compris le week-end ou le soir, environ 3 fois par an.)

Pour le groupe Partenariats Scientifiques et Juridique :

• Assurer le suivi administratif complet des projets et conventions (constituer des dossiers, suivre les échéances, gérer les modifications, tableaux de bord et formulaires administratifs) ;
• Communiquer en interne et en externe (rédiger des supports, mettre à jours les pages intranet/internet) ;
• Gérer l’ensemble de la documentation (mettre en forme et référencer les documents, organiser le circuit de signature, archiver, mettre à jour les tableaux de suivi) ;
• Organiser et prendre en charge la logistique d’un large éventail d’événements (réunions de projet, réunions de groupe, ateliers, déplacements, etc.).

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’un BTS assistanat administratif ou équivalent, et vous avez enrichi cette formation d’une expérience de plusieurs années dans un emploi similaire. Vous avez de bonnes compétences orthographiques et grammaticales. Vous êtes très à l’aise avec les outils bureautiques (suite Microsoft) et informatiques, ainsi qu’avec les bases de données. Parler un anglais professionnel courant est un atout.

Vous avez un excellent relationnel et êtes dynamique. Vous travaillez avec rigueur, en autonomie et savez gérer les priorités. Vous privilégiez la qualité du service et l’esprit d’équipe dans vos fonctions au quotidien. Vos nouvelles idées, suggestions et prises d’initiative seront appréciées.

Conditions de travail

Cet emploi au sein de SOLEIL vous offre l'opportunité de :

• Travailler dans le contexte multidisciplinaire et multiculturel d’un laboratoire de recherche à la pointe de l’innovation,

• Agir en support de la recherche publique, au sein de la source nationale française de rayonnement synchrotron,
• Favoriser le partage de la culture scientifique auprès de tous les publics
• Être au contact des toutes les équipes de SOLEIL, grâce aux fonctions très transverses des groupes Communication et Partenariats Scientifiques et Juridique,
• Contribuer à la mise en place de collaborations et partenariats scientifiques nationaux et internationaux
• Être au cœur de la dynamique de la recherche et du développement de Paris-Saclay.

Conditions d’emploi

Ce poste est à pourvoir en contrat à durée indéterminée. Le lieu de travail est Saint-Aubin. 

La présence sur site est obligatoire à hauteur de 3 jours par semaine ; jusqu’à deux jours de télétravail sont possibles (en fonction de la nature de votre mission et de votre autonomie sur le poste).

Avantages :

• 26 jours de congés payés + jusqu’à 2 jours de fractionnement + 23 jours de RTT par année complète de travail, et pour un travail hebdomadaire de 40 heures.
• La complémentaire santé obligatoire (régime de base) coûte 17,66 euros par mois pour le salarié (coût de 158,92 euros pour l’employeur, correspondant à 90% de la cotisation), adhésion comprise des membres du foyer (conjoint.e + enfant.s).
• Nous proposons une sur-complémentaire (facultative) de 24,34 euros pour votre foyer (conjoint.e + enfant.s).
• Bénéfice d’un régime de prévoyance qui permet de compléter les prestations des régimes obligatoires de Sécurité sociale, souvent insuffisantes. Elle compense les pertes de revenus de l’assuré en cas d’impossibilité de travailler, pour lui garantir son niveau de vie et celui de sa famille, dans des circonstances difficiles : décès, incapacité de travail ou invalidité, consécutifs à une maladie ou à un accident.
• Possibilité d’ouvrir un CET dès un an d’ancienneté :

Le CET permet de développer l’épargne de droits acquis en temps de repos exprimé en jours en vue d’indemniser des congés, de racheter des trimestres de cotisations d’assurance vieillesse, d’alimenter un plan d’épargne entreprise (PEE) et/ou un plan d’épargne pour la retraite collectif (PERCO), et de monétariser les jours acquis. Le placement dans le PERCO donne lieu à un abondement de SOLEIL.

• Restauration d’entreprise sur le site de SOLEIL, avec un subventionnement des repas (selon la grille applicable fonction des salaires : coût pour le salarié de l’ordre de 3,30 euros à 6,75 euros).
• Avantages familiaux selon différentes situations : sursalaire familial, jours octroyés dans certaines situations, primes de mariage et de naissance…
• Activité sociales et culturelles proposées par le CSE de SOLEIL.