Apprenti.e assistant.e administratif.ve (ACHATS)

Implanté sur le plateau Paris-Saclay, à environ 20 kilomètres de la capitale, le synchrotron SOLEIL est l'une des principales infrastructures de recherche françaises. Depuis sa mise en service en 2008, il est au service des communautés scientifiques nationales et internationales. Les recherches effectuées à SOLEIL couvrent un large éventail de domaines scientifiques et industriels (physique, biologie, chimie, science des matériaux, environnement, sciences de la Terre et patrimoine culturel et naturel) en lien avec les enjeux sociétaux actuels. Les expériences menées sur les lignes de lumière s'appuient sur l'exploitation de la lumière synchrotron émise par des électrons accélérés à une vitesse proche de celle de la lumière au sein d'un anneau de stockage. SOLEIL est placé sous la double tutelle du CNRS et du CEA, et offre à son personnel un environnement de travail à la fois dynamique, innovant, pluridisciplinaire et international.

À la pointe de la technologie, SOLEIL II est un projet ambitieux qui a pour objectif de fournir à la recherche scientifique et industrielle de nouvelles opportunités. SOLEIL II consiste en une modernisation d'envergure de l'infrastructure existante et vise à l’amélioration significative des performances des accélérateurs d’électrons et des lignes de lumière. Il est conçu pour répondre aux défis sociétaux majeurs actuels et futurs, notamment dans des domaines tels que la recherche sur les matériaux avancés, l'énergie et le développement durable, la santé et le bien-être, l'environnement. Les travaux de construction du projet SOLEIL II ont été lancés en 2024, marquant le début d'une phase de développement et d'innovation technologique. En parallèle, il est prévu que le fonctionnement de l'installation existante soit maintenu jusqu'à l'automne 2028. Le démarrage de SOLEIL II est programmé pour 2030, avec une montée en puissance progressive jusqu'en 2035.

Contexte et missions

Ce poste se situe dans le groupe Achats, de la division Administrative et Financière de SOLEIL. 

Le Groupe Achats a pour mission de recueillir les besoins et demandes des prescripteurs d’achats, de mettre en œuvre des procédures de consultation, le choix des fournisseurs, de négocier les prix et les conditions d’achats (livraison, conditions de paiement), de passer tous les actes d’achats, leur suivi jusqu’à la réception des prestations.

Par ailleurs, SOLEIL dispose sur son site d’un restaurant et d’une structure d’hébergement (la Maison d’Hébergement) destinés à son personnel et à ses utilisateurs. L’exploitation de ces établissements est confiée à des prestataires externes dont le suivi contractuel et opérationnel relève également du Groupe Achats.

Le Groupe Achats est composé de 4/5 acheteurs, d’1 chargée de marchés et 2 gestionnaires de commandes se trouvant sous l’autorité d’un chef de Groupe. 

L’apprenti.e « assistant.e administratif.ve »  apportera son support à l’ensemble du Groupe ACHATS et assistera plus particulièrement la personne en charge du suivi des dossiers logistiques (restaurant et maison d’hébergement).

Ses missions seront les suivantes :

  • Assistant.e administratif.ve
    • Assurer l’organisation des réunions qu’on lui confie, suivi des actions post-réunions, comptes rendus etc ..)
    • Assurer l’archivage des dossiers, renseigner les fournisseurs orienter les interlocuteurs,
  • Assister la personne en charge du suivi des dossiers logistiques (restaurant/Maison d’hébergement)
    • Suivre les interventions techniques (recueil du besoin, demande d’intervention, vérification),
    • Suivre le matériel mis à disposition par SOLEIL pour les prestations (maintenance, renouvellement),
    • Participer aux échanges quotidiens avec les prestataires et assurer le suivi de la bonne exécution des prestations,
    • Accompagner l’acheteur dans l’exécution des audits des prestations (faire un suivi qualité)
    • Participer aux réunions trimestrielles SOLEIL / prestataires
    • Mettre à jour la communication des prestations en interne (Intranet, affichage, courriels)

Exécuter toute autre action en lien avec les missions de cette fiche de poste.

Profil recherché

Ce contrat d’apprentissage s’adresse à un.e alternant.e préparant un diplôme en deuxième ou troisième année de BUT GEA. La durée du contrat peut être d’un ou deux ans.

Connaissances de bases indispensablesConnaissances et/ou compétences complémentaires éventuelles 
  • Maîtriser les concepts et techniques de secrétariat, 
  • Recueillir et exploiter les informations terrain (internes / externes) et mettre en œuvre les actions adéquates
  • Bonne communication écrite et orale
  • Très bonne connaissance de l’utilisation des moteurs de recherche Internet Bonne maîtrise des outils informatiques
Qualités requisesTechniques/moyens utilisés
  • Sens de l’initiative et force de proposition
  • Capacité d’organisation, d’écoute
  • Esprit méthodique et rigoureux,
  • Savoir travailler en équipe
  • Discrétion et respect
  • Maitrise des outils bureautiques

Condition d’emploi  

La rémunération de base correspondra aux barèmes légaux : liés notamment à l’âge/diplôme préparé.

L’alternant.e bénéficiera d’un 13ème mois mensualisé.

En qualité de salarié, l’apprenti dispose des avantages de l’entreprise :

  • Remboursement 75% des frais de transport public
  • Congés payés et jours de RTT
  • Mutuelle (20,35 euros par mois)
  • Subvention employeur pour la cantine (repas à environ 4 euros)
  • Accès aux avantages du CSE (subvention vacances, places de cinéma/parcs d’attraction, remboursement d’activités culturelles et sportives)
  • Aides pour le logement : https://www.actionlogement.fr/   => Visale, aide mobili-jeune etc.