Gestionnaire missions/voyages (h/f)

SOLEIL est le centre français de rayonnement synchrotron, situé sur le plateau de Saclay près de Paris. Il s’agit d’un instrument pluridisciplinaire et d’un laboratoire de recherche, ayant pour mission de conduire des programmes de recherche en utilisant le rayonnement synchrotron, de développer une instrumentation de pointe sur les lignes de lumière et de mettre celles-ci à la disposition de la communauté scientifique. Le synchrotron SOLEIL, outil unique à la fois en matière de recherche académique et d’applications industrielles, a ouvert en 2008. Il est utilisé annuellement par plusieurs milliers de chercheurs français et étrangers, à travers un large éventail de disciplines telles que la physique, la biologie, la chimie, l’astrophysique, l’environnement, les sciences de la terre, etc. SOLEIL s’appuie sur une source de rayonnement remarquable à la fois en termes de brillance et de stabilité. Cette Très Grande Infrastructure de Recherche (TGIR), partenaire de l’Université Paris-Saclay, est constituée en société « civile » fondée conjointement par le CNRS et le CEA.

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive. Elle prend en compte les principales responsabilités et est susceptible d’évoluer.

Ce poste se situe au sein du Groupe Ressources Humaines et Relations Sociales, qui fait partie de la Division Administrative et Financière.

Le Groupe Ressources Humaines et Relations Sociales est composé de 13 personnes dont 2 personnels permanents et 2 apprentis qui travaillent au sein du Bureau des missions.

Le rôle du Bureau des Missions est de gérer les déplacements professionnels des collaborateurs de la société, des utilisateurs subventionnés dans le cadre de leurs expériences au sein du laboratoire, et des experts intervenant dans le cadre de manifestations organisées par la société.

 

I. Mission

Le/la titulaire de cette fonction rapporte au Responsable des Ressources humaines et des Relations Sociales.

Le/La Gestionnaire missions gère les missions des collaborateurs SOLEIL, des personnels mis à disposition, des utilisateurs subventionnés et des experts, dans le respect des règles internes.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le Bureau des utilisateurs, qui organise chaque année de nombreux évènements scientifiques, et le Groupe Finances.

 

II. Responsabilités et tâches

1. Gérer les déplacements professionnels

• Renseigner et conseiller les collaborateurs.
• Entretenir les relations au quotidien avec l’agence de voyages et trouver des solutions en cas d’insatisfaction.
• Rechercher les meilleures conditions de transport et d’hébergement en adéquation avec les barèmes de la société.
• Réserver les moyens de transport (train, avion, bateau, cars, voiture) et l’hébergement (maison d’hébergement et/ou hôtels).
• Remettre les documents nécessaires au déplacement (billets, ordre de mission, plafonds de remboursement…).
• Effectuer les demandes de visas, informer sur les règles sanitaires et de sécurité des destinations (vaccins, …).
• Gérer les missions liées aux séminaires, colloques, comités de programmes, congrès…
• Créer la mission dans le logiciel dédié pour les utilisateurs externes.
• Gérer les imprévus de voyage (grèves, conditions climatiques, …).
• Vérifier la facturation.
• Mettre à jour ou revoir la procédure de gestion des missions en fonction des évolutions règlementaires, du retour d’expérience et des analyses du marché et/ou de structures similaires.

 

2. Traiter les notes de frais

• Vérifier les notes de frais avant transmission au Groupe Finances.

• Relancer les personnels avant clôture des missions.
• Informer le Groupe Finances des provisions à effectuer pour les notes de frais de l’année N qui seront traitées en année N+1.
• Classer régulièrement et archiver annuellement les notes de frais.

 

3. Encadrer les apprenti(e)s

• Participer à la sélection des apprenti(e)s.

• Former les apprenti(e)s et effectuer le suivi de leur intégration et travail en lien avec les écoles.
• Participer aux conseils de classe.
• Encadrer les travaux en veillant à confier des activités qui permettront aux apprenti(e)s de présenter les travaux demandés dans le cadre de leur cursus de formation.

 

4. Tenir à jour les documents de suivi/d’analyse et les documents de communication

• Préparer un tableau de suivi mensuel des missions et des dépenses associées.

• Ponctuellement, fournir des données aux responsables permettant de suivre les dépenses de leur équipe par rapport aux budgets.
• Rédiger, mettre à jour et communiquer les documents sur l’intranet concernant les missions et notes de frais (formulaires, plafonds de remboursement, modes opératoires, …)

 

5. Gérer l’outil informatique de gestion des missions et des notes de frais (Notilus)

 

• Administrer l’outil au quotidien (changement de paramétrage, interactions avec le fournisseur…).

• Créer et clôturer les comptes utilisateurs de l’outil, les imputations comptables (WBS).
• Suivre les évolutions du logiciel et leurs impacts.
• Apporter assistance aux utilisateurs du logiciel.

 

6. Elaborer l’appel d’offre voyagiste, coordonner les différentes étapes jusqu’au choix final et mettre en œuvre les changements (tous les 4 ou 5 ans selon le marché passé)

• Mettre à jour le cahier des charges en fonction des besoins.

• Le faire valider par le Groupe Achats.
• Dépouiller, analyser et synthétiser les offres.
• Assurer une coordination avec l’informatique pour l’intégration du voyagiste.
• Reprendre les données dans la base pour mise à jour, tester et vérifier la mise en place de la procédure de gestion des frais de mission.

 

III. Formation et expérience

Cet emploi est accessible à partir d’une formation de type BTS Tourisme, assistanat de direction, gestion PME PMI, associée à une expérience professionnelle de plusieurs années de préférence dans le voyage d’affaires ou en entreprise en gestion de missions, ou à partir d’un baccalauréat associé à une solide expérience dans le domaine.

Connaissances de bases indispensables	Connaissances et/ou compétences complémentaires éventuelles
Avoir un niveau d’anglais courant (lu, écrit, parlé) Maîtriser les techniques de réservation (transport, hébergement) Travailler avec méthode et rigueur (contrôle et des règles internes) Savoir s’adapter à des interlocuteurs variés	Notions de comptabilité
Qualités requises	Techniques/moyens utilisés
Travail d’équipe Diplomatie et fermeté Organisation Pédagogie et sens du service Patience Gestion des priorités et adaptabilité	Logiciel de gestion des voyages & de notes de frais (ex : Notilus) Utilisation d’un Self Booking Tool Pack office Internet

IV. Conditions générales d’exercice

 

Ce poste est à pourvoir en contrat à durée indéterminée. Le lieu de travail est Saint-Aubin. 

La présence sur site est obligatoire à hauteur de 3 jours par semaine ; jusqu’à deux jours de télétravail sont possibles (en fonction de la nature de votre mission et de votre autonomie sur le poste).

Avantages :

26 jours de congés payés + jusqu’à 2 jours de fractionnement + 23 jours de RTT par année complète de travail, et pour un travail hebdomadaire de 40 heures.

La complémentaire santé obligatoire (régime de base) coûte 17,66 euros par mois pour le salarié (coût de 158,92 euros pour l’employeur, correspondant à 90% de la cotisation), adhésion comprise des membres du foyer (conjoint.e + enfant.s).

Nous proposons une sur-complémentaire (facultative) de 24,34 euros pour votre foyer (conjoint.e + enfant.s).

Bénéfice d’un régime de prévoyance qui permet de compléter les prestations des régimes obligatoires de Sécurité sociale, souvent insuffisantes. Elle compense les pertes de revenus de l’assuré en cas d’impossibilité de travailler, pour lui garantir son niveau de vie et celui de sa famille, dans des circonstances difficiles : décès, incapacité de travail ou invalidité, consécutifs à une maladie ou à un accident.

Possibilité d’ouvrir un CET dès un an d’ancienneté :

Le CET permet de développer l’épargne de droits acquis en temps de repos exprimé en jours en vue d’indemniser des congés, de racheter des trimestres de cotisations d’assurance vieillesse, d’alimenter un plan d’épargne entreprise (PEE) et/ou un plan d’épargne pour la retraite collectif (PERCO), et de monétariser les jours acquis. Le placement dans le PERCO donne lieu à un abondement de SOLEIL.

Restauration d’entreprise sur le site de SOLEIL, avec un subventionnement des repas (selon la grille applicable fonction des salaires : coût pour le salarié de l’ordre de 3,30 euros à 6,75 euros).

Avantages familiaux selon différentes situations : sursalaire familial, jours octroyés dans certaines situations, primes de mariage et de naissance…

Activité sociales et culturelles proposées par le CSE de SOLEIL.

Le lieu de travail se situe à Saint-Aubin (Essonne)