Depuis l'élection du comité représentatif , cette chartre a été amendée et validée (décembre 2010).
Rôle de l’association
Le rôle de l’association des utilisateurs de SOLEIL est de constituer une instance qui organise les interactions entre les utilisateurs de SOLEIL et sa direction.
Une telle association doit, grâce à son autonomie vis-à-vis de la direction de SOLEIL et son indépendance vis-à-vis des tutelles,
- agir pour faire valoir les besoins et les souhaits de la communauté dans le fonctionnement de SOLEIL : conditions d’opérations, fonctionnement des comités de programme, aides aux utilisateurs et toute autre préoccupation propre à un utilisateur.
- constituer une interface entre les utilisateurs et les lignes, en lien fort avec les comités d’utilisateurs de ces lignes quand ils existent ;
- participer à l’animation scientifique par l’organisation de formations, colloques …
- constituer un interlocuteur légitime auprès des instances de tutelle, sur lequel, le cas échéant, la direction de SOLEIL peut s’appuyer.
La direction de SOLEIL, pour garantir dans les faits la légitimité de cette association, doit s’engager à utiliser effectivement cette instance comme intermédiaire privilégié avec les utilisateurs.
Organisation
Appartenance
Quiconque est concerné par la recherche autour de SOLEIL peut être, sur sa demande, membre de l’association des utilisateurs. Dans ce but une inscription en ligne sur un lien dédié du site SOLEIL sera installée.
Chaque membre désigne la communauté scientifique dont il relève. Ces communautés scientifiques ont les contours des comités de programme.
A l'ouverture d'un compte "utilisateur" dans le SUN set, il sera possible d'avoir accès à cette inscription.
Comité représentatif
Le comité représentatif de l’association des utilisateurs de SOLEIL est désigné par élection.
Ce comité est constitué de 12 membres.
Chaque communauté scientifique a deux représentants élus pour quatre ans en son sein.
Elections du comité représentatif
Les élections ont lieu tous les deux ans et servent à renouveler la moitié des membres de chaque communauté.
Un représentant ne peut exercer plus de deux mandats consécutifs.
Candidatures
Le comité suscite et rassemble des candidatures.
La liste des candidatures doit refléter autant que possible la diversité thématique et géographique des utilisateurs, de même que celle de leur appartenance aux organismes.
Cette liste devra comporter au moins deux fois plus de candidats que de sièges à pourvoir.
Fonctionnement du comité représentatif
Lors de sa première réunion, après les élections, le comité désigne son président, son président adjoint et son secrétaire.
Le mandat de président et de président adjoint est de deux ans renouvelable une fois.
A l’issu de son mandat, le président occupe pendant deux ans le rôle de président sortant (rôle consultatif). Ce système assure une continuité de la représentation.
De nouvelles élections sont ensuite organisées.
Le comité doit se réunir trois fois par an au minimum. Il rend accessible aux membres de l’association son calendrier, l’ordre du jour des réunions et leur compte-rendu.
Le users’ meeting dont l’organisation matérielle revient à la direction de SOLEIL et dont l’organisation scientifique doit se faire en concertation avec la direction de SOLEIL, constitue l’assemblée générale de l’association. Le comité lors de cette réunion doit communiquer un bilan de son action.
Le comité, représenté par son président, est responsable du contenu du lien sur le site de SOLEIL dédié à l’association.
Chaque membre du comité a une « étiquette » correspondant à la communauté scientifique à laquelle il appartient. Il agit pour assurer un lien étroit entre le comité et la communauté qu’il représente. Il lui appartient de faire émerger des propositions concrètes en réponse aux problématiques de sa communauté. Dans ce but des liens avec les responsables de ligne seront assurés.
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